O que é workflow?

Entender o que é workflow se tornou primordial para compreender melhor o fluxo de trabalho da empresa. Descobrir como os processos são realizados é fundamental e permite encontrar possíveis falhas ou buscar mais evolução.

A maioria dos problemas internos acontece por falta de comunicação, ou seja, o fluxo de trabalho não é bem informado. É frequente que a procura pelos erros seja prejudicada e dificulta bastante a correção.

É chegada a hora de saber o que é workflow e as vantagens do uso desse tipo de estratégia. Dessa forma, confira as informações a seguir e veja como aproveitar melhor essas oportunidades.

Workflow: Fluxo de trabalho

A workflow deve ser vista como um conjunto eficiente de ferramentas e precisa ser observada sob uma visão macro. Sendo assim, fica mais fácil de entender a ponte entre a produção e a gestão, melhorando os resultados.

Quando alguém olha no âmbito macro, fica mais fácil de conectar os sistemas de TI à cultura das empresas. Por outro lado, conecta os colaboradores aos processos desse negócio e permite que os processos sejam melhorados.

A tecnologia workflow otimiza bastante a comunicação e engloba a troca de informações entre os departamentos. A tarefa é garantida e o colaborador tem condição de entender o que precisa fazer para executar o trabalho.

Para entender esse cenário, é primordial descobrir seis pontos essenciais sobre o workflow e o fluxo de trabalho. Em outras palavras, veja abaixo os benefícios que esse tipo de tecnologia oferece para todas as partes.

Agiliza o gerenciamento das tarefas

Se os processos forem bem desenhados e contarem com excelente padronização, o prazo para cumprir será menor. Da mesma forma, o nível de precisão será mais elevado e o gerenciamento de tarefas melhor realizado.

Os funcionários sabem o que fazer e possuem as instruções para que as responsabilidades sejam cumpridas. Esse gerenciamento pode ser realizado por meio de um software e permite acompanhar o workflow corretamente.

Um exemplo de software que auxilia nisso é o Apster, porque otimiza as tarefas e permite acompanhar em tempo real. Assim, é a solução ideal para ter mais precisão e um nível de produtividade adequado às necessidades.

Traz fluidez no andamento das tarefas

Definir o fluxo de trabalho é premissa básica para ter um nível de execução adequado aos objetivos traçados no início. Contudo, é crucial procurar saber o que cada um dos funcionários precisa executar com clareza.

É fundamental pensar em uma linha de produção onde cada “participante” saiba exatamente o que fazer. Inclusive, é possível ter maior fluidez no andamento das atividades e um nível de eficiência maior.

A diminuição do tempo gasto na execução de cada atividade é algo que merece atenção por parte de todos. Desse modo, a criação de novos projetos pode ser realizada ou mesmo antecipada e o tempo gasto é menor.

Otimiza os produtos e serviços entregues aos clientes

Todo negócio entrega um produto ou serviço para o cliente e precisa que exista um resultado final de qualidade. O uso de um workflow bem implementado possibilita que a entrega seja realizada em menos tempo.

A qualidade deve ser maior, porque o principal benefício é ter um diferencial competitivo em relação aos demais. Esse fato é crucial e tem um motivo principal: a concorrência está cada vez maior.

Para ter acesso aos recursos importantes sobre o fluxo de trabalho, é primordial conhecer o potencial de Apster. Afinal, por meio dele dá para monitorar as tarefas e conferir com que está sendo realizado em cada etapa.

Diminui a quantidade de erros e etapas desnecessárias

Pense em uma linha de produção e fica fácil de entender dois pontos: 1) A importância de cada etapa; 2) O responsável por cada tarefa. A combinação entre ambos é essencial e possibilita ter acesso a dois benefícios:

• A definição de cada etapa inerente, ou seja, o que deve ser realizado para que funcione adequadamente;

• Logo após, as atividades que devem ser desenvolvidas para que possa funcionar de acordo com o planejamento.

Se o workflow for bem utilizado, a tendência natural é que exista uma padronização entre as etapas citadas acima. Em resumo: ao saber o que fazer e o responsável, o gestor tem condição de acompanhar em tempo real.

Simplifica a comunicação interna

Existem, à primeira vista, dois grandes empecilhos para que a comunicação interna possa acontecer do modo correto. O ruído e a demora em passar informações são coisas que prejudicam bastante o trabalho da equipe.

Informações descontextualizadas levam ao erro e torna a rotina muito confusa, além de prejudicar os resultados internos e elevar o estresse. É preciso usar o workflow e o foco, em suma, é deixá-los focados no trabalho.

Reduz o volume de gastos

Diante dos benefícios citados acima, é possível imaginar que a redução nos gastos da empresa é real. Os processos que não tem importância são eliminados e a equipe tende a ser mais produtiva.

O “menos é mais”, porque o time de trabalho consegue executar uma quantidade maior de trabalho e gastar menos recursos. Muito da competitividade buscada é atingida por meio de um workflow de qualidade.

Acompanhar o fluxo de trabalho e entender os acertos, bem como, os erros da equipe é possível por meio disso. O gestor pode, imediatamente, entender as falhas e indicar o que deve ser feito para que aquilo não mais aconteça.

Conclusão

Se você ficou curioso para ter acesso a otimização de um fluxo de trabalho, conheça a ferramenta Apster. Ao mesmo tempo, confira as vantagens e veja como o gerenciador de tarefas traz benefícios para o seu negócio.

Acompanhamento em tempo real, rastreabilidade de quem executou, otimização para o seu negócio são recursos disponíveis no Apster. Por fim, é necessário utilizar o workflow a seu favor e por meio da ferramenta Apster fica mais fácil. Acesse o site oficial e confira todo o potencial que esse recurso tem para que o seu negócio cresça cada vez mais.