Workflow vs BPM

Quando alguém pensa no embate entre Workflow vs BPM, é frequente imaginar que existe um vencedor. No entanto, a proposta do texto não é essa e a ideia é mostrar que dá para utilizar ambos ao mesmo tempo.

Imagine o seguinte exemplo: você vai viajar para a praia de carro e verifica os dias, o caminho e leva o carro para fazer a revisão. Em seguida, o mecânico analisa o veículo e também segue uma série de procedimentos.

Nos dois casos, da viagem e da revisão do veículo, foi necessário seguir um fluxo de trabalho. Dessa forma, confira a seguir as informações sobre Workflow vs BPM e veja as semelhanças e as diferenças.

Workflow vs BPM: O vencedor do embate é você

No exemplo da viagem, o Workflow é o fluxo de trabalho e corresponde às sequências ocorridas para que você pudesse viajar. Sendo assim, verificar os dias, levar o veículo no mecânico e proceder com a revisão adequada.

O BPM é diferente e trata da avaliação do que é possível fazer para que os processos sejam melhorados. Juntamente com esse fato, poderia ser exemplificado como as formas que o mecânico usa para avaliar o carro.

Ficou clara a primeira diferença, porém é necessário explicar com mais detalhes o que é cada um deles. Para auxiliar e passar mais informações, confira a seguir as definições de Workflow e BPM:

Workflow

Como o próprio exemplo acima demonstrou, Workflow é uma sequência de atividades e tem o objetivo de dar uma visão geral de um processo, ou seja, reduzir os erros, monitorar a atividade e trazer automação.

A meta principal é conseguir que o alinhamento de processos aconteça e esteja de acordo com os objetivos do negócio. O Workflow visa sistematizar os documentos e possibilitar que as tarefas sejam executadas com eficiência.

O Workflow atua para transformar a forma como cada empresa consegue executar os processos. Da mesma forma, pode englobar as atividades, políticas, tarefas e os procedimentos que forem adequados a essa utilização.

Isso é possível com o uso de um software Workflow que consiga gerenciar a capacidade, permitindo que as tarefas possam ser configuradas e monitoradas. Vale lembrar que o uso de um diagrama é comum e possibilita ver a sequência.

A ideia central de um Workflow é que seja possível verificar o fluxo de trabalho e permita uma melhor interpretação. Pense em um bolo e nos passos para preparar, mas retire a montagem e embalagem, o Workflow é isso.

Por fim, fica claro que a proposta é ter a ponta do iceberg e é diferente do BPM justamente por isso. Em outras palavras, você enxerga apenas uma parte, e não o todo, e é essa a proposta.

BPM

Em primeiro lugar, BPM significa Business Process Management, ou seja, Gerenciamento de Processos de Negócios. Assim, se trata de uma metodologia que constantemente avalia as alterações nesse processo.

As melhorias também estão incluídas e podem ter variados aspectos, sempre de acordo com a necessidade. O objetivo é alcançar as metas que as organizações têm e que consiga melhorar a gestão, mas que vá além disso.

Controlar os métodos, as técnicas e as ferramentas são cruciais, pois facilitam a análise, modelagem, publicação, aperfeiçoamento e controle dos processos. No mais, a proposta do BPM é ser a parte do iceberg que ninguém vê.

Semelhanças

Para entender a relação Workflow vs BPM, é necessário saber as semelhanças entre os mesmos. Então, é importante citar alguns desses pontos. Confira a seguir:

• Ambos são usados para otimizar os processos da empresa e conseguem oferecer melhorias internas;

• Do mesmo modo, os dois conseguem enxergar o valor no processo como um todo e acabam se complementando;

• O BPM e Workflow tratam de tarefas, automação e transferência mais efetiva dos dados inerentes;

• Mesmo com todas as semelhanças, é necessário entender que eles não são a mesma coisa e possuem diferenças.

Um bom exemplo de software que combina essas duas estratégias é o Apster, porque gerencia tarefas e possibilita aprofundar em cada atividade. Para conhecer a ferramenta, clique nesse link e seja redirecionado para o site oficial.

Diferenças entre BPM e Workflow

É possível entender Workflow como uma engrenagem essencial, porém é apenas um dos vários componentes inclusos no processo. Entretanto, existe relação com uma sequência de atividades que podem ser manuais ou não.

Caso o uso seja de um software, é possível afirmar que a utilização é automatizada e traz essas vantagens. Por outro lado, o BPM é diferente e está relacionado à execução, englobando o gerenciamento dos processos.

Muitos fluxos de trabalho são incorporados no BPM, assim como, as ferramentas de capital humano e automação. Da mesma forma, um software BPM permite que todas as engrenagens consigam trabalhar em conjunto.

O Workflow não tem a capacidade de gerir um fluxo de trabalho, porque é uma ferramenta de automação simples. Uma solução BPM tem condição de adotar uma abordagem mais completa e que automatize o fluxo de trabalho.

Se a sua necessidade for apenas automatizar uma tarefa, saiba que o Workflow te auxilia e cumpre com o papel desejado. Todavia, se a ideia for de ter automação para um fluxo maior de trabalho, opte pela BPM.

É possível utilizar os dois ao mesmo tempo?

Certamente que sim, e essa é justamente a proposta que o Apster tem para você, porque integra ambos. Se o seu negócio for pequeno, dá para automatizar as funções e gerir o fluxo de trabalho em tempo real.

Para negócios maiores, a necessidade muda e uma excelente alternativa é ter uma gestão mais abrangente. Por possibilitar integração entre departamentos, o Apster consegue se adaptar à sua necessidade principal.

O Workflow é uma parte do quebra-cabeças, porém o restante das peças  pertence ao BPM. Deu para conferir que se trata de uma excelente opção que traz a visão do todo, automatizando várias funções de trabalho.

Por fim, te convido a conhecer o Apster e conferir todas as vantagens que essa ferramenta traz para o seu dia a dia. Basta acessar o site oficial e descobrir como acompanhar as atividades em tempo real. Acredite: o vencedor do embate Workflow vs BPM é você, gestor.