Quando alguém pensa em automação de processos de negócios, é comum achar que o processo é complicado. O pensamento seguinte é da dificuldade em conseguir e a falta de motivação acaba acontecendo.

A realidade é muito diferente disso, pois automatizar os processos de negócios é uma necessidade atual. A internet facilitou bastante a automação e possibilita que os esforços sejam bem menores.

A proposta desse conteúdo é ajudar a diminuir os custos internos e manter a qualidade. Dessa forma, é fundamental saber mais sobre a automação de processos de negócios e as dicas para conseguir.

O que é a automação de processos de negócios?

Em primeiro lugar, a automação de processos é uma necessidade atual e os gestores sabem bem disso. Afinal, a concorrência está tão ‘braba’ que aquele que tiver mais tempo de concentrar no produto/serviço, estará na frente.

O segredo é encontrar maneiras que ajudem a ter uma automação de processos de negócios bem realizada. Para auxiliar o processo, seguem algumas dicas e suas explicações. Vale destacar que não é uma ‘receita de bolo’ e todo gestor é livre para adaptá-las ao seu negócio.

1- Comece com a simplicidade

O processo de automação de processos de negócios pode ser algo novo para você e não é preciso se assustar. É primordial iniciar pelas atividades mais simples e fáceis de serem automatizadas.

As tarefas repetitivas e demoradas, como extrair relatórios de CRM podem ser realizadas de maneira automática. Além disso, também há a possibilidade de diminuir o tempo gasto e realocar o responsável para outra atividade.

Obter o ‘tão desejado’ retorno sobre o investimento, para essa situação, é mais rápido do que muitos pensam. A economia com a realocação do funcionário deve elevar a margem de lucro do negócio, de acordo com o tempo desejado.

2- Repense as atividades

É fundamental analisar as atividades da empresa de uma maneira geral e a dica é listar cada uma delas. Depois, é necessário refletir sobre a função específica e a ideia é encontrar maneiras de deixá-las mais eficientes.

Utilizando uma revendedora de veículos como exemplo, é necessário ter um sistema que permita registrar o veículo. Em seguida, a placa, valor de venda, nome do comprador, data e demais observações.

Se esse comprador voltar à revendedora de veículos e reclamar que o carro tem alguma avaria, é possível conferir o histórico. A proposta dessa dica é simples: permitir que o tempo gasto seja menor e minimize os erros.

3- Prepare-se para realizar as mudanças

Todo o processo de alteração de rotina de trabalho demanda tempo e o processo de adaptação nem sempre é rápido. Assim também, é necessário treinar a equipe e mostrar as vantagens incluídas nas mudanças realizadas.

Procure fazer treinamentos e reuniões para comunicar às pessoas envolvidas sobre a automação de processos de negócios. A proposta é evitar problemas no fluxo de operações e na comunicação interna.

O mais importante é monitorar as melhorias nesse processo visando garantir que foram realizadas pelos responsáveis. Lembre-se: cada atividade deve ter começo, meio e fim definidos anteriormente pelo gestor.

4- Priorize o seu público na automação de processos

Toda empresa oferece um produto ou serviço e precisa focar no público para automatizar os processos. É necessário mapear as principais dificuldades que os clientes têm e como as mudanças podem impactá-los.

O segredo para ter a automação de processos de negócios é possuir um processo de mapeamento eficiente. Por exemplo: necessidades, desejos, condições da empresa para oferecer essa mudança e tempo disponível.

É essencial levantar as informações corretas e que todos os setores participem, pois a universalidade de setores é crucial. Em outras palavras, os líderes devem passar a impressão dos colaboradores para os gestores.

5- Tenha paciência para que a automação de processos de negócios aconteça com naturalidade

Assim como foi mostrado na introdução, o processo de automatizar os processos deve ser um ciclo contínuo. O começo pode não trazer os resultados imediatos e o gestor não deve ter muita urgência.

É primordial criar uma cultura para a automação de processos de negócios e sempre incentivando a participação de todos. É preciso ir além disso e trazer um senso de competitividade entre a equipe.

Uma dica importante é criar um sistema de premiação para aqueles colaboradores que trouxerem as melhores ideias. Inclusive, todos ganham e participam, porque se sentem prestigiados e têm as opiniões ouvidas.

6- Documente as alterações para monitorar o resultado e custos

O processo de documentação das modificações é muito importante e a dica é criar fluxogramas que guardem esse processo. Busque criar fluxogramas que possam demonstrar o funcionamento disso, ou seja, o antes e depois.

Anotar os valores de cada investimento é fundamental e demonstra o custo que cada melhoria trouxe para a empresa. Contudo, perceba um fato: é possível comparar os resultados e medir o impacto das alterações realizadas.

A criação de métricas é algo necessário e possibilita acompanhar a evolução do desempenho nestes processos da empresa. Inclusive, é uma boa forma de planejar novas modificações e saber o impacto financeiro que poderá ter.

7- Utilize o Apster para ter uma automação de processos internos eficaz e direcionada para o seu negócio

O Apster é uma ferramenta eficiente e que se relaciona com o seu negócio, ou seja, é possível personalizar para a sua necessidade. Além disso, não é preciso ter conhecimentos em programação o que facilita bastante o processo.

Se você deseja ter um gerenciador de tarefas personalizado e que possibilita criar um fluxo de atividades, Apster é a solução. Por exemplo: o que deve ser realizado, o tempo de duração, o responsável e conferir como está o andamento da tarefa.

Se você ficou curioso e deseja ter uma automação de processos de negócios eficaz, conheça o Apster. Depois, é só usufruir e diminuir as chances de acontecer algum erro, pois a ferramenta é completa.