A grande questão é entender que o cenário atual depende diretamente de soluções que sejam totalmente inovadoras. Sendo assim, monitorar processos é estar alinhado com as melhores práticas gerenciais da atualidade.
Para auxiliar nesse processo, é primordial entender o monitoramento de processos de negócios e os resultados positivos que acontecem. Confira a seguir as vantagens desta aplicação e veja como iniciá-la.
Primeiramente, o monitoramento de processos de negócios deve ser entendido como um investimento no negócio. Ao mesmo tempo, confirma que a de falta de medição leva a um cenário muito negativo.
Ao não saber o andamento de um processo, fica difícil melhorá-lo e buscar a otimização interna da empresa. Uma parte considerável da falta de resultados tem explicação justamente na falta de atenção a esse detalhe.
Aqueles que começam o monitoramento de processos de negócios possuem todas as condições de atingir os resultados. Para iniciar, é necessário entender os motivos. A seguir confira as sete razões para acreditar.
Em primeiro lugar, há uma necessidade atual: ganhar tempo e gastá-lo naquilo que realmente importa. Seguir tendo retrabalho e gastando energia naquilo que não dá certo, é um erro que prejudica bastante.
Com o monitoramento de processos de negócios da forma correta, é mais fácil de criar uma lista de prioridades. Por exemplo: o colaborador Renato irá monitorar a capacidade e enviar um relatório às 15 horas.
Sem ter um monitoramento de processos, talvez o funcionário poderia gastar tempo com outra atividade. A realidade é que monitorar os processos é necessário para melhorar os resultados internos e trazer mais fluência a tudo.
Embora muitos gestores acreditem que conseguem monitorar em tempo real, a realidade é que nem sempre isso acontece. Se você não sabe o que o colaborador está fazendo naquele momento, o monitoramento já é outro.
Em tempo real é diferente e é possível saber o que está sendo realizado, incluindo a hora prevista para conclusão. Perceba um fato: por meio do monitoramento, dá para diminuir o tempo gasto para monitorar o funcionário.
No final das contas, é justamente o monitoramento de processos de negócios que possibilita saber o que o responsável faz naquele momento. Depois de concluí-lo, é possível analisar e descobrir possíveis melhorias.
Se um colaborador faz uma atividade por vez, é mais simples de existir foco e empenho nisso. Por outro lado, quando há muitas tarefas para realizar, a tendência natural é que exista pressa e confusões aconteçam.
O monitoramento de processos de negócios permite que o responsável pela atividade se concentre naquilo. O colaborador sabe que está sendo acompanhado e possui horário para concluir a atividade.
Lembre-se: os prazos de conclusão devem ser justos, ou seja, nem longo demais e tampouco curto. Novamente, procure se concentrar mapeando o tempo médio e criando uma espécie de lista das prioridades principais.
A eficiência gerencial é uma das metas mais buscadas pelos gestores e depende diretamente de um processo eficiente. No entanto, acreditar que ‘os fins justificam os meios’ é um risco imenso e pode prejudicar o processo.
A proposta principal é encontrar processos que tenham começo, meio e fim, ou seja, é ‘processo por processo’ dentro de um ‘todo’. O organismo humano funciona assim e é um dos sistemas mais eficientes.
O monitoramento de processos de negócios permite saber quem está executando, o tempo de conclusão e como ele deve ser otimizado para a sua empresa.
Um dos piores inimigos de qualquer negócio é o retrabalho e tem um motivo: desperdiça muita energia. Em outras palavras, o tempo é gasto executando algo que já foi executado e inviabiliza a atenção em outras atividades.
Com o monitoramento de processos de negócios é diferente, pois dá para acompanhar o andamento em tempo real e saber o responsável. Em seguida, é possível conversar com o colaborador e entender essas falhas.
Dá para perceber a importância que existe e permite que cada atividade seja concluída, podendo passar para a próxima. Com o tempo, a tendência natural é ter mais agilidade e condições de ir acelerando o tempo gasto.
As operações internas merecem atenção e muitas empresas, certamente, não conseguem atingir um nível elevado de homogeneidade. Sem um padrão comum, cada processo termina dando certo ou errado demais.
Há muitos problemas que podem acontecer com essa estratégia e o principal deles é a falta de qualidade. Com o monitoramento de processos de negócios é possível atingir resultados bem mais eficientes.
Fica claro que as operações internas devem ser alinhadas e precisam passar por uma gestão que acompanhe cada atividade. Se existir algum problema, dá para corrigir e mostrar ao colaborador o caminho para diminuir outros erros.
Por fim, monitorar os processos internos é estar alinhado com as melhores práticas gerenciais praticadas no planeta como um todo. Contudo, é válido citar que não é algo padronizado e deve ser adaptado para cada negócio.
Uma boa solução é a ferramenta Apster, pois auxilia no monitoramento das tarefas e pode ser otimizado para a sua empresa. É possível saber quem foi o responsável por cada atividade e dar um feedback, de acordo com o ocorrido.
Para ter o monitoramento de processos de negócios, acesse o site oficial e confira o que a ferramenta faz por você.
